In de zomer van 2010 werd ik benaderd door Minddistrict. Minddistrict is een jong bedrijf, opgericht in 2008, was (en is nog steeds ) flink aan het groeien en besteedde tot die tijd hun financiële administratie uit aan hun accountant. Zij wilden meer grip op hun financiën krijgen en dit “in the house” gaan verzorgen in plaats van door de accountant. Daarnaast wilden zij meer grip op hun projecten krijgen. Ze hebben Schoonewagen Management Assistance gevraagd hierbij te adviseren en ondersteunen.
Minddistrict ondersteunt zorginstellingen en werkgevers met online psychologisch behandelen en coachen. Minddistrict levert het Behandelcentrum en Coachingcenter dat voor iedere zorginstelling en werkgever op maat wordt ingericht en beheerd. Het Behandelcentrum biedt de behandelaar allerlei functies en programma’s om cliënten online te kunnen screenen, behandelen en evalueren. Misschien nog belangrijker dan het Behandelcentrum is hun ondersteuning bij het invoeren en opschalen van online behandelen en het realiseren van de gestelde doelen. Minddistrict is marktleider in het ‘Nieuwe Behandelen’.
Voor Minddistrict was het belangrijk dat de facturatie aan hun klanten als eerste op orde was. Ik heb voor hen een mooie contractadministratie opgezet, waarin maandelijks de te verwachten omzet is opgenomen. Bovendien bemerkte ik dat op hun facturen essentiële informatie ontbrak, die wettelijk verplicht was. Ik heb een huisstijl opgezet, zodat de facturen en de offertes er professioneel en zorgvuldig uit zien.
Vervolgens heb ik de boekhouding overgenomen van de accountant. De accountant werkte met een online boekhouding van Unit4 (Multivers), zodat we vanuit Minddistrict eenvoudig zelf mutaties kunnen doorvoeren. Inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankafschriften, het wordt nu wekelijks bijgewerkt, waardoor het financiële inzicht flink is toegenomen.
Tijdens mijn aanwezigheid bij Minddistrict, en vele gesprekken die wij hebben gevoerd, bleek dat zij grote behoefte hadden aan een ERP softwarepakket, waarin zij klantcontacten, prospects, leads, documenten, contracten, uren en financiële afspraken konden bijhouden. In maart 2011 is de beslissing genomen om hiervoor met Microsoft CRM en Asisstance PSA te gaan werken. In recordtempo heb ik voor Minddistrict Assistance PSA geïmplementeerd.