Goed debiteurenbeheer is een vak. In 2013 kwam een van mijn klanten bij mij omdat een opdrachtgever haar factuur niet betaalde. Door allerlei personeelswisselingen en wijziging van software was de opdracht kwijt geraakt, waardoor de opdrachtgever niet betaalde. Na bemiddeling door mij heeft de opdrachtgever uiteindelijk toch betaald, weliswaar zes maanden te laat, maar toch. Het ging om een flink bedrag.
Wijze lessen hieruit:
- zorg dat je een ondertekende opdracht hebt;
- zet een betalingsreferentie van de klant op je factuur;
- zorg dat jouw gegevens op je factuur kloppen, zoals IBAN nummer, BTW nummer en KvK nummer;
- factureer in termijnen en niet in een keer achteraf, zeker als het om substantiële bedragen gaat en de periode van het werk langer dan een kwartaal bestrijkt;
Tot slot: probeer zo min mogelijk met een handelsnaam te werken die anders is dan de officiële handelsnaam waarop de tenaamstelling van de bankrekening staat. Mijn ervaring is dat banken soms bedragen terugstorten omdat naam-nummer niet overeenkomen, terwijl dat het om hetzelfde bedrijf gaat.